Pertemuan ilmiah yang
akhir-akhir ini marak digelar, merupakan fenomena positif bagi pengembangan
ilmu pengetahuan dan jabatan. Selain dapat
meningkatkan kualitas keilmuan dan keterampilan teknis, juga saat ini merupakan
ajang untuk memperoleh sertifikat guna penambah angka kredit jabatan. Lebih dari itu, pertemuan tersebut diharapkan
akan menumbuhkan pola pikir kritis, peka dan sikap tanggap dari peserta
terhadap masalah-masalah pembangunan.
Dari berbagai temu ilmiah yang
diadakan, sering terlihat adanya tata cara, prosedur dan teknik penyelenggaraan
tidak sesuai dengan bentuk temu ilmiah yang sedang diselenggarakan. Tidak jelas apakah berbentuk seminar, diskusi
panel ataukah simposium. Ketidakjelasan
tersebut apabila dibiarkan berlarut-larut akan menimbulkan hasil yang tidak
sesuai dengan target sasaran, juga merupakan penghamburan sumber daya dan dana
yang tersedia.
Untuk menghindari hal
tersebut, berikut dijelaskan beberapa bentuk pertemuan ilmiah serta tujuan dan
teknik penyelenggaraannya berdasarkan pedoman umum yang telah dibakukan oleh
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Ceramah
Ceramah merupakan suatu
penyampaian informasi yang dilakukan secara lisan mengenai suatu topik tertentu. Tujuannya untuk memberikan informasi secara teratur/menjelaskan masalah.
Teknik penyelenggaraannya:
a. Pembicara dapat bersifat tunggal,
berkompeten dalam topik yang telah ditentukan;
b. Waktu penyampaian ceramah antara 30 hingga
60 menit;
c. Kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan
tanya jawab dari peserta.
Diskusi Panel
Diskusi panel adalah suatu
diskusi yang dilakukan panelis mengenai suatu topik tertentu. Tujuannya untuk membahas suatu topik tertentu secara mendalam, dan
diharapkan pembahasan ini dapat diikuti oleh hadirin untuk diambil manfaatnya.
Teknik penyelenggaraannya:
a. Moderator membuka diskusi, mengumumkan
topik diskusi dan arah serta tujuan yang ingin dicapai, memperkenalkan para
panelis, dan membacakan aturan main diskusi;
b. Panelis berjumlah 3 hingga 6 orang;
c. Panelis secara bergiliran menyampaikan
gagasan, pendapat, atau pengalaman sesuai dengan jatah waktu yang diberikan
kepadanya;
d. Setelah semua panelis menyelesaikan
pembicaraan, moderator mengatur jalannya diskusi antar panelis. Panelis yang satu akan menanggapi atau
menanyakan butir2 tertentu berkaitan dengan gagasan, pendapat atau pengalaman
panelis lain. Sementara itu, panelis lain akan menjawab,
menerangkan atau mempertahankan pendapatnya.
Sedangkan peserta
hanya mengamati jalannya diskusi sebagai penonton dan pendengar;
e. Kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan
tanya jawab dari peserta kepada panelis melalui moderator;
f. Terakhir, moderator merangkum hasil
diskusi dengan jalan menyatakan butir2 yang sama2 disepakati, yang tidak
disepakati dan yang masih menimbulkan perbedaan pendapat.
Seminar
Seminar merupakan pertemuan
suatu kelompok yang dengan sistematis mempelajari suatu topik di bawah pimpinan
seorang akhli dan berwenang dalam bidang tersebut. Secara umum, yang dibicarakan dalam seminar
adalah masalah kebijaksanaan yang akan dipakai sebagai landasan bagi masalah2
yang bersifat teknis. Tujuannya untuk
mencari kesepakatan dan bantuan pendapat dalam mengungkapkan, menganalisa,
memberikan kesimpulan dan saran suatu masalah.
Teknik penyelenggaraannya:
a. Peserta seminar terdiri dari 5 hingga 30
orang yang mempunyai latar belakang dan pengetahuan yang sama;
b. Lama waktu untuk suatu seminar berkisar 2
jam;
c. Seminar dipimpin oleh pimpinan sidang yang
bertugas membuka seminar dan menyampaikan kata pengantar untuk menjelaskan
tujuan dan masalah yang akan dibahas dalam seminar ini;
d. Setelah itu pemrasran yang telah
mempersiapkan diri, menyampaikan laporan hasil penelitian atau berbagai aspek
dari topik seminar;
e. Selanjutnya kepada peserta diberikan
kesempatan untuk menanyakan hal yang kurang jelas, dilanjutkan dengan diskusi
untuk mensitesa laporan yang dikemukakan, atau menyampaikan pendapat;
f. Terakhir, pimpinan seminar menyimpulkan
hasil seminar dan memperbaiki berbagai kekeliruan yang mungkin terdapat baik
dalam laporan maupun diskusi.
Simposium
Simposium merupakan suatu
pertemuan terbuka dengan beberapa pembicara menyampaikan ceramah pendek
mengenai aspek yang berbeda, tetapi saling berkaitan tentang suatu topik. Tujuannya untuk memberikan informasi suatu topik
atau masalah tertentu dengan cara lebih terorganisir dan dalam rangka membahas
dari berbagai aspek.
Teknik penyelenggaraannya:
a. Pembicara berjumlah 2 – 4 orang,
masing-masing berbicara dalam jangka waktu 5 hingga 30 menit;
b. Moderator membuat rangkuman tentang hal
yang dibicarakan;
c. Kegiatan ini dapat dilanjutkan dengan
tanya jawab dari peserta.
Kolokium
Berbeda dengan simposium,
kolokium tidak diawali ceramah. Para akhli
yang diundang hanya memberi jawaban atas pertanyaan yang diajukan wakil dari
peserta mengenai topik yang telah ditentukan
Teknik penyelenggaraannya:
a. Nara sumber/akhli berjumlah paling sedikit
1 orang;
b. Wakil dari peserta berjumlah 3 hingga 4
orang yang bertugas mengajukan pertanyaan opini, tanggapan dan melemparkan
”issue” untuk dibahas para akhli;
c. Moderator bertugas mengarahkan jalannya
pertemuan, sedangkan peserta lain hanya ikut mendengarkan.
Workshop/Lokakarya
Lokakarya merupakan pertemuan yang
khusus dihadiri oleh sekelompok orang yang pekerjaannya sejenis. Sebab, yang
dibicarakan adalah masalah teknis yang berkaitan dengan pekerjaan mereka. Tujuannya untuk meningkatkan kemampuan dan
keterampilan peserta dengan menggunakan berbagai jenis metode pertemuan ilmiah.
Teknik penyelenggaraannya:
a. Peserta lokakarya antara 20 hingga 30
orang atau lebih;
b. Lama lokakarya sangat bervariasi, dapat 1
hari atau lebih;
c. Topik lokakarya lebih ditentukan oleh
pesertanya berdasarkan minat dan kebutuhan mereka sendiri, namun dapat pula
berdasarkan penugasan dari organisasi;
d. Lokakarya dimulai dengan penyampaian
pandangan oleh para akhli yang biasanya dituangkan dalam bentuk makalah. Pengarahan diberikan dengan teknik ceramah,
pemutaran film, demonstrasi dan sebagainya untuk seluruh peserta;
e. Kemudian peserta dipecah menjadi kelompok kecil untuk menjalani latihan
praktek. Disamping itu kelompok ini
dapat juga menjadi kelompok kerja (workgroup) yang ditugaskan untuk
membuat tugas tertentu seperti membuat program, menyusun rancangan peraturan
dan sebagainya;
f. Lokakarya menghasilkan suatu keputusan dan
rekomendasi untuk diberikan kepada pemberi tugas.
Penataran
Penataran merupakan pertemuan
dengan tujuan agar sekumpulan pengetahuan dan atau keterampilan dilimpahkan
kepada peserta, atau serangkaian topik yang diajukan untuk dijadikan
pertimbangan mereka.
Teknik penyelenggaraannya:
a. Peserta penataran antara 20 hingga 30 atau
bisa lebih;
b. Lama penataran bervariasi, dapat 1 hari
atau lebih;
c. Penataran direka dan diselenggarakan oleh
para profesional khususnya dalam hal memberikan informasi dan keterampilan yang
akan diajarkan;
d. Pengarahan dapat dibagi dalam tiga bagian:
sesi pleno, sesi praktek dan diskusi kelompok.
e. Dalam sesi pleno, bahan yang disampaikan
dilakukan melalui ceramah, film dan pameran.
Dalam sesi kelompok, diadakan diskusi agar peserta mendapat pengalaman
langsung dalam memimpin dan berperan serta dibawah pengawasan pimpinan
penataran.
Perbedaan pokok antara
penataran dan lokakarya adalah, pada penataran terjadi limpahan vertikal dari
penyelenggara kepada peserta, sehingga bertambah pengetahuan/keterampilannya. Sedangkan lokakarya mengundang peserta untuk
bekerja dalam kelompok dan menyusun hasil bersama
Santiaji (Breefing)
Santiaji adalah suatu bentuk
penyampaian informasi searah dari atasan kepada anggota atau orang yang
dinaunginya, terutama yang menyangkut masalah kebijaksanaan. Tujuannya adalah agar kebijaksanaan yang
berlaku didalam lembaga atau kelompok yang dipimpinnya dapat dilaksanakan oleh
para anggotanya atau orang yang bernaung di bawahnya.
Teknik Penyelenggaraannya:
a. Peserta dapat berjumlah besar
b. Waktu yang diperlukan umumnya singkat;
c. Penyampaian informasi sifatnya searah;
d. Tanya jawab dimungkinkan hanya dalam
rangka memperjelas kebijaksanaan dan pengamanan pelaksanaaan kebijaksanaan
tersebut.
Rapat Kerja
Rapat kerja adalah pertemuan
wakil-wakil eselon dari suatu instansi untuk membahas masalah yang berkaitan
dengan tugas/fungsi instansi tersebut. Tujuannya
berusaha menghasilkan keputusan untuk dilaksanakan
Teknik Penyelenggaraannya:
a. Peserta antara 20 hingga 30 orang atau
lebih;
b. Waktu yang diperlukan bervariasi, dapat 1
hari atau lebih;
c.
Rapat kerja biasanya dipimpin
langsung oleh kepala instansi;
d.
Masalah yang dibahas adalah
program kerja yang akan dilaksanakan;
Konfrensi
Menurut ensiklopedia Indonesia
Teknik Penyelenggaraannya:
a. Peserta dapat berjumlah besar
b. Waktu yang diperlukan umumnya lebih dari 1
hari;
c. Konfrensi diadakan bila dalam suatu
organisasi muncul masalah serius yang perlu dilakukan tindakan penyelesaian;
d. Waktu yang ada lebih banyak digunakan
untuk menentukan cara yg paling baik dilaksanakan untuk menyelesaikan
masalah. Bila perlu, penentuan cara
terbaik itu harus melalui pemungutan suara dari peserta konfrensi.
Kongres/Muktamar
Kongres/Muktamar adalah rapat
besar, yang dihadiri oleh wakil-wakil dari semua cabang suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk memilih ketua umum baru
atau juga menentukan garis-garis besar program organisasi untuk masa sekian
tahun ke depan.
Teknik Penyelenggaraannya:
a. Peserta dapat berjumlah besar, ratusan
bahkan ribuan;
b. Waktu yang diperlukan umumnya lebih dari 1
hari;
c. Kongres/Muktamar biasanya diselenggarakan
setiap 5 tahun sekali
d. Penentuan keputusan dilakukan secara
musyawarah. Jika diperlukan, dapat melalui pemungutan suara dari peserta kongres/muktamar.
Sarasehan
Sarasehan adalah model rapat
yang sifatnya mendekati santai.
Tujuannya untuk mencari kesepakatan dan bantuan pendapat dalam suatu
masalah.
Teknik Penyelenggaraannya:
a. Peserta antara 10 hingga 20 orang atau
lebih;
b. Waktu yang diperlukan umumnya singkat;
c.
Untuk mengesankan situasi
santai penuh keakraban, para peserta duduk lesehan di karpet sambil minum kopi
dan makan makanan kecil;
d.
Sarasehan biasanya dipimpin
oleh pihak penggagas;
e. para peserta dapat bebas menyampaikan
pendapat dan pengalamannya seputar topik yang telah ditentukan;
f. Penentuan keputusan dilakukan secara
musyawarah. Jika diperlukan, dapat melalui pemungutan suara dari peserta.
Debat
Debat adalah tukar fikiran
tentang suatu hal dengan saling memberi alasan untuk mempertahankan
pendapat. Tujuannya untuk mempertahankan
dan meyakinkan orang lain bahwa pendapatnya layak diterima
Teknik Penyelenggaraannya:
a. Moderator membuka dan mengumumkan acara, tujuan
yang ingin dicapai, memperkenalkan para pembicara, dan membacakan aturan main acara;
b. Debat dapat dilakukan satu lawan satu,
atau kelompok lawan kelompok;
c. Pembicara secara bergiliran menyampaikan
gagasan, pendapat, atau pengalaman sesuai dengan jatah waktu yang diberikan
kepadanya;
d. Selanjutnya, moderator mengatur jalannya debat
antar pembicara atau kelompok. Pembicara
yang satu akan berbicara kepada lawan untuk membela sikap, pendirian, pendapat
atau rencana dan melawan sikap, pendapat
atau rencana lawan. Karena itu,
pembicara biasanya menyampaikan alasan, bukti dan contoh yang sulit dibantah. Sementara itu, pembicara lain dan kelompoknya
juga berusaha menolak dengan menunjukan kelemahan dan kekurangan usul yang
telah disampaikan lawan, serta berusaha untuk mempertahankan pendapatnya.
e. Terakhir, moderator merangkum hasil debat
dengan jalan menyatakan butir-butir yang sama-sama disepakati, yang tidak
disepakati dan yang masih menimbulkan perbedaan pendapat. Sedangkan penentuan keputusan dilakukan
bermacam-macam, tergantung pada jenis debat yang dilaksanakan.
Sebagai simpulan, sebelum
menentukan bentuk pertemuan ilmiah yang akan diadakan, perlu dipertimbangkan
beberapa faktor yang berkaitan dengan: tujuan pertemuan, sasaran yang dicapai
dan sarana yang tersedia. Untuk
menghindari ”salah kaprah” yang kerap dilakukan dalam penyelenggaraann
pertemuan ilmiah, sebaiknya pimpinan/ketua penyelenggara terlebih dahulu
memberikan petunjuk teknis mengenai ketentuan dan metoda penyelenggaraan
pertemuan ilmiah kepada pihak-pihak yang terkait didalamnya. Sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan
sasaran yang diharapkan.
Daftar Pustaka
Wiyanto, Asul. 2000. Diskusi. Jakarta: Grasindo.
